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记录创意的火花

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时间管理  

2010-04-21 15:59:24|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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时间管理 - tolle idee! - 记录创意的火花

  请问,如果每天都有86400元进入你的银行户头,而你必须当天用光,你会如何运用这笔钱?

  天下真有这样的好事吗?

  是的,你真的有这样一个户头,那就是“时间”。每天每一个人都会有新的86400秒进帐。那么面对这样一笔财富,你打算怎样利用它们呢?

  首先,让我们来做一个关于时间管理的测试。

  下面的每个问题,请你根据自己的实际情况,如实地给自己评分。计分方式为:选择“从不”为0分,选择“有时”记1分,选择“经常”记2分,选择“总是”记3分。

  1、我在每个工作日之前,都能为计划中的工作做些准备。

  2、凡是可交派下属(别人)去做的,我都交派下去。

  3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。

  4、我尽量一次性处理完毕每份文件。

  5、我每天列出一个应办事项清单,按重要顺序来排列,依次办理这些事情。

  6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访,以及突然的约会。

  7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。

  8、我的日程表留有回旋余地,以便应对突发事件。

  9、当其他人想占用我的时间,而我又必须处理更重要的事情时,我会说“不”。

  结论: 0~12分:你自己没有时间规划,总是让别人牵着鼻子走。

  13~17分:你试图掌握自己的时间,却不能持之以恒。

  18~22分:你的时间管理状况良好。

  23~27分:你是值得学习的时间管理典范。

  知道了你自己的时间管理方面的总体水平,接下来,让我们分析一下时间是如何被浪费掉的。

  浪费时间的原因有主观和客观两大方面。这里,我们来分析一下浪费时间的主观原因,因为,这是一切的根源。

  1、做事目标不明确。

  2、作风拖拉。

  3、缺乏优先顺序,抓不住重点。

  4、过于注重细节。

  5、做事有头无尾。

  6、没有条理,不简洁,简单的事情复杂化。

  7、事必躬亲,不懂得授权。

  8、不会拒绝别人的请求。

  9、消极思考。

  一项国际查表明:一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上。

  看来,人人都需要掌握时间管理的方法和理念。

  那么,什么是时间管理?

  所谓时间管理,是指用最短的时间或在预定的时间内,把事情做好。

  接下来,我们来看一组数据,虽然这些数据来自美国,但对我们还是有一定参考价值的。

  人们一般每8分钟就会受到1次打扰,每小时大约7次,每天50次~60次。平均每次打扰用时大约是5分钟,总共大约4小时。大约50%~80%的打扰是没有意义或者极少有价值的。

  每天自学1小时,7小时一周,365小时一年,一个人可以像全日制学生一样学习,3~5年就可以成为专家。

  一个人如果办公桌上乱七八糟,他平均每天会为找东西花1个半小时,每周要花7个半小时。

  善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上,而会花在值得的事情上。

  时间管理当中最有用的词是“不”。

  做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间多一倍。

  如果你让自己一天做一件事情,你会花一整天去做;如果你让自己一天做两件事情,你也会完成它们;如果你让自己一天做12件事情,则会完成7~8件……

  数字往往会揭示一些人们意想不到的真相。这些数据是否令你感到吃?我们不妨留意一下,找出一些和自己有关的时间数字,使自己始终保持危机感,警惕时间的流逝,抓紧利用好每一分、每一秒。

  时间管理的方法

  

  时间管理的方法有很多,这里我们来分享集各种方法之大成的5个;

  6点优先工作制:

  该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的,它使这家公司用了5年的时间,从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业,艾维利因此获得了2.5万美元咨询费,故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。

  这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序,分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始,先全力以赴做好标号为“1”的事情,直到它被完成或被完全准备好,然后再全力以赴地做标号为“2”的事,依此类推……

  艾维利认为,一般情况下,如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事,那么,他一定是一位高效率人士。

  帕累托原则:

  这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如,是那20%的客户给你带来了80%的业绩,可能创造了80%的利润,世界上80%的财富是被20%的人掌握着,世界上80%的人只分享了20%的财富。因此,要把注意力放在20%的关键事情上。

  根据这一原则,我们应当对要做的事情分清轻重缓急,进行如下的排序:

  A 重要且紧急(比如救火、抢险等)——必须立刻做。

  B 重要但不紧急(比如学习、做计划、与人谈心、体检等)——只要是没有前一类事的压力,应该当成紧急的事去做,而不是拖延。

  C 紧急但不重要(比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等)——只有在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实,许多看似很紧急的事,拖一拖,甚至不办,也无关大局。

  D 既不紧急也不重要(比如娱乐、消遣等事情)——有闲工夫再说。

  麦肯锡30秒电梯理论:

  麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训:该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候,麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长,该董事长问麦肯锡的项目负责人:“你能不能说一下现在的结果呢?”由于该项目负责人没有准备,而且即使有准备,也无法在电梯从30层到1层的300秒钟内把结果说清楚。最终,麦肯锡失去了这一重要客户。从此,麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚,凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为,一般情况下人们最多记得住一二三,记不住四五六,所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。

  办公室美学:

  秩序是一种美。均匀、对称、平衡和整齐的事物能给人一种美感。简洁就是速度,条理就是效率。简洁和条理也是一种美,是一种办公室的美学、工作的美学。

  我们应当养成如下良好习惯:

  物以类聚,东西用毕物归原处;

  不乱放东西;

  把整理好的东西编上号,贴上标签,做好登记;

  好记性不如烂笔头,要勤于记录;

  处理文件的3个环节:第一,迅速回复。第二,迅速归档,以免文件弄乱或弄丢。第三,及时销毁。没用的文件要及时处理掉,以免继续浪费空间和时间。

  莫法特休息法:

  《圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌:第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿;第二张摆的是他的一篇论文的原稿;第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。

  莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌,继续工作。

  “间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现,连续几季都种相同的作物,土壤的肥力就会下降很多,因为同一种作物吸收的是同一类养分,长此以往,地力就会枯竭。人的脑力和体力也是这样,如果每隔一段时间就变换不同的工作内容,就会产生新的优势兴奋灶,而原来的兴奋灶则得到抑制,这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。

  时间管理的重要性

  最近这段时间,我越来越感觉到时间管理的重要性。因为在我日常的生活中,由于疏忽对时间的管理利用,让自己做一些事没有头绪,有时在电脑面对一呆就是几个钟,这对于自己的身体都是极为不利的。

  针对这些,自己对自己以后的时间进行一下管理,约束。

  1、每天晚上看一下自己的邮件,并回复一下邮件,对于国际电子商情一些商业情报信息及商业视进野信息进行简单阅读。

  2、每周登录一下自己的博客,并将自己的一些工作体会,写成文字,便于以后学习。

  3、不定期的发发邮件或QQ给周围的认识的人,保持一定的联系。

  4、在五月份,对自己在网站上的所有商务信息,进行完善。

  5、每天抽一些时间来关心一下我的女朋友,跟她聊聊天,享受生活乐趣。

  时间必须要善于去运用,不好自己会在人生的大海中迷失方向。

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